Organiser un mariage à Lomé : le rétroplanning matériel sur huit semaines

Un mariage se prépare pendant des mois, mais le matériel ne se décide vraiment que sur les huit dernières semaines. Trop tôt, les chiffres bougent encore ; trop tard, le stock est parti. Voici le calendrier que nous conseillons aux familles, et ce qui se joue à chaque étape.

S-8 : bloquer la date

C'est la seule chose qui compte à ce stade. En saison sèche — de novembre à mars — les samedis se réservent deux à quatre semaines à l'avance, et les grandes tentes partent en premier.

Un ordre de grandeur suffit pour réserver : « environ six cents invités, dîner assis ». Les quantités exactes viendront plus tard, et elles peuvent bouger de 15 % sans que la réservation soit à refaire.

Ce qui se décide : la date, le lieu, l'ordre de grandeur. Ce qui peut attendre : tout le reste.

S-6 : arrêter le format

Dîner assis, cocktail, ou les deux ? Cette décision commande tout le reste — le nombre de chaises, la surface, la vaisselle, jusqu'au type de sonorisation.

C'est aussi le moment de trancher la question de l'extérieur. Une réception sous tente ne se dimensionne pas comme une réception en salle : il faut prévoir le sol, l'éclairage, et un plan B si la pluie arrive hors saison.

S-4 : visiter le stock

Les couleurs ne se choisissent pas sur écran. L'ivoire d'un catalogue et l'ivoire d'une nappe sous un éclairage chaud ne sont pas la même couleur, et la différence se voit sur les photos.

Nos entrepôts d'Agôè-Démakpoè se visitent du lundi au samedi sur rendez-vous. Comptez une heure : vous voyez les chaises, les lignes de vaisselle et les nappages en vrai, et vous repartez avec un choix arrêté plutôt qu'une intention.

S-3 : figer les quantités

C'est la semaine où le nombre d'invités devient sérieux. Les réponses sont rentrées, la liste est stable à quelques unités près.

Reprenez alors les ratios : un siège par invité plus 5 %, une table pour dix, 2,5 assiettes par convive. Un devis ferme sort de là, et il ne bouge plus — sauf ajout de votre part.

Le piège classique : décompter les enfants. Ils occupent une chaise, utilisent une assiette et cassent des verres comme tout le monde.

S-2 : le plan de salle

Le plan de salle n'est pas de la décoration : il détermine où passent les serveurs, où s'installe la sonorisation, où s'ouvre la piste.

Une allée de service d'un mètre vingt entre deux rangées de tables, ce n'est pas un luxe — c'est ce qui permet de servir six cents couverts chauds. Nous le dessinons avec vous à partir des dimensions réelles du lieu.

S-1 : confirmer les accès

La question qu'on oublie toujours : par où entre le camion ?

Un portail trop étroit, une cour en pente, un étage sans monte-charge — chacun de ces détails ajoute deux heures de montage, et ces deux heures se prennent sur la nuit précédant la cérémonie. Une visite technique de vingt minutes les évite.

Le jour J : le montage avant tout le monde

Le montage se termine avant l'arrivée du premier invité, sans exception. Cela veut dire commencer tôt : pour une réception à 18 h, l'équipe est sur place à 10 h.

Ce qui reste à faire dans l'heure qui précède — les fleurs fraîches, les menus, les cadeaux d'invités — se prépare pendant que le gros est déjà en place.

Après : le démontage

Le démontage se fait le lendemain, pas le soir même. Personne n'a envie de compter des verres à deux heures du matin, et c'est ainsi qu'on casse.

Rendez le matériel débarrassé, sans le laver : le lavage fait partie de la prestation, et chaque pièce repart contrôlée pour la location suivante.

Ce calendrier vaut pour un mariage de trois à sept cents invités. En dessous, tout se comprime sans dommage. Au-delà, ajoutez deux semaines : ce n'est pas le matériel qui manque, c'est le temps de le monter.