Louer ou acheter son matériel de réception : le calcul

La question revient chez les hôtels, les salles de fête et les traiteurs qui montent en activité : « à force de louer, ne vaudrait-il pas mieux acheter ? » La réponse dépend de trois chiffres, et rarement de celui auquel on pense en premier.

Le calcul apparent

Prenons deux cents chaises de banquet.

• Location : un prix par chaise et par événement.
• Achat : un prix unitaire, une fois.

Divisez l'achat par la location, vous obtenez le nombre d'événements à partir duquel l'achat serait rentable. Sur du mobilier simple, ce seuil tombe souvent entre quinze et vingt-cinq utilisations.

C'est ce calcul qui décide la plupart des achats. C'est aussi celui qui oublie l'essentiel.

Les quatre coûts que le calcul apparent ignore

Le stockage. Deux cents chaises et vingt tables rondes occupent une quarantaine de mètres carrés, à l'abri et au sec. Sur un local loué à Lomé, c'est un coût mensuel qui court, que le matériel serve ou non.

Le transport et la manutention. Louer, c'est acheter aussi la livraison, le montage et la reprise. Posséder, c'est disposer d'un véhicule adapté, de personnel pour charger, et de temps.

L'entretien et le renouvellement. Une chaise de banquet se dégrade principalement au transport, pas à l'usage. Comptez 10 à 15 % de renouvellement annuel sur du mobilier régulièrement déplacé, davantage sur la vaisselle et la verrerie. Le stock acheté n'est jamais un investissement figé : c'est un poste de dépense récurrent.

La rigidité. C'est le coût le plus lourd, et le seul qui ne se chiffre pas. Un stock de deux cents chaises sert admirablement les réceptions de deux cents personnes. Pour cinq cents, il faut louer le complément — souvent d'un modèle différent, ce qui se voit dans la salle. Pour quatre-vingts, on a payé le stockage de cent vingt chaises inutilisées.

Le calcul réel

Le seuil de rentabilité réel, coûts complets inclus, se situe plutôt autour de quarante à soixante utilisations par an pour du mobilier standard — c'est-à-dire une activité soutenue et régulière en volume.

Trois profils s'en dégagent :

Acheter a du sens si vous organisez plus d'un événement par semaine, à volume comparable, dans un lieu fixe — un hôtel avec sa salle, une salle de fête. Le matériel ne bouge presque pas, l'usure est faible, le stockage existe déjà.

Louer a du sens si vos volumes varient, si vos événements ont lieu ailleurs que chez vous, ou si vous voulez pouvoir changer de style d'une réception à l'autre.

Le mixte a souvent le plus de sens : posséder le socle qui sert à chaque fois — les chaises d'un lieu fixe, quelques tables —, louer tout ce qui varie, la vaisselle en tête. C'est la formule que retiennent la plupart des professionnels que nous accompagnons.

Le cas particulier de la vaisselle

La vaisselle mérite un raisonnement à part. Elle casse, elle se dépareille, et elle demande du lavage — un lavage aux normes, avec séchage et contrôle avant rangement.

Une ligne complète pour trois cents couverts perd, d'expérience, un dixième de ses pièces par an. La renouveler à l'identique suppose que le modèle soit toujours importé, ce qui n'est jamais garanti sur trois ans.

C'est le poste où la location garde l'avantage le plus longtemps, même à volume élevé.

Ce que nous en faisons

Nous louons, et nous fournissons aussi à l'achat par la branche Équipements : nous n'avons donc pas d'intérêt à pousser l'un plutôt que l'autre.

En pratique, nous conseillons souvent à un hôtel qui monte en activité d'acheter ses chaises et de continuer à louer sa vaisselle. Ce n'est pas le plus vendeur des conseils, mais c'est celui qui tient sur trois ans.